Thành viên:Đàm Tài Cap

KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP EVM

I / KHÁI NIỆM CHI PHÍ - KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN

Chi phí của dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, dự phòng phí, thuế giá trị gia tăng đầu ra và lợi nhuận. Trong phương pháp Earned Value Method (Phương pháp giá trị đạt được) chỉ giới hạn trình bày kiểm soát chi phí trực tiếp liên quan với từng công việc trên công trường trong cơ cấu phân chia công việc để theo dõi phần việc đã làm. Còn chi phí gián tiếp (chi phí lao động gián tiếp, sử dụng trang thiết bị, chi phí quản lý,.... ) không đưa vào hệ thống kiểm soát vì quản lý những khoản này là chức năng của bộ phận kế toán và được tính theo tỷ lệ phần trăm. Kiểm soát chi phí bao gồm tìm hiểu “tại sao” lại có sự thay đổi cả tích cực và tiêu cực. Nó phải được kết hợp thống nhất với các quá trình kiểm soát khác như: quy mô dự án, tiến độ dự án, chất lượng dự án và các yếu tố cần kiểm soát khác trong dự án ...

Kiểm soát chi phí là những công việc bao gồm: 1) Xác định đường chi phí cơ bản của dự án, 2) Giám sát theo dõi chi phí thực tế, 3) Phân tích những nhân tố ảnh hưởng đế việc thay đổi chi phí thực tế so với đường chi phí cơ bản, 4) Thông báo cho các đối tượng liên quan những thay đổi được phép.

II - GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP EVM

1/ Giới thiệu về EVM

Earned Value (EV) là giá trị của công việc đã hoàn thành. EVM là phương pháp phân tích chi phí / tiến độ thực hiện với kế hoạch cơ sở (Baseline). Nó trả lời cho câu hỏi "Chúng ta nhận được gì từ số tiền mà chúng ta đã chi tiêu?" ĐTC-Earned Value Management “What did we get for the money we spent?” Phân tích Earned Value là một hệ thống đo lường sự thực hiện cụ thể của quản lý dự án ( Dự án vượt chi phí ? Dự án vượt khối lượng làm việc? Dự án chậm tiến độ?). Phương pháp giá trị đạt được (Earned Value method- EVM) được dùng để đánh giá tổng thể hiệu quả thực hiện của dự án tại thời điểm xem xét. EVM được thực thi bằng việc phân tích chi phí và tiến độ thực hiện với kế hoạch ban đầu (kế hoạch cơ sở – Baseline schedule)

Những điểm đặc trưng chủ yếu của việc triển khai thực hiện thuật quản lý giá trị thu được bao gồm: Một bản kế hoạch dự án (được lập trước khi khởi công) xác định công việc phải hoàn thành, trong đó bao gồm cả kế hoạch về chi phí thực hiện (tức là bản dự toán) và kế hoạch về thời gian thực hiện (tức là bản tiến độ). Giá trị kinh phí dự kiến (cấp theo kế hoạch dự án) cho một công việc tại thời điểm kiểm soát dự án (còn gọi là thời điểm báo cáo), được gọi là giá trị dự kiến PV (Planned Value) hoặc Dự toán ngân quỹ chi phí cho công việc theo tiến độ BCWS (tiếng Anh là Budgeted Cost of Work Scheduled), Giá trị kinh phí (tức chi phí) theo dự toán (tức là kế hoạch trước khởi công) của phần khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành tính tới thời điểm báo cáo (của công việc được theo dõi), gọi là giá trị thu được EV (Earned Value) hoặc Dự toán ngân quỹ chi phí cho công việc đã thực hiện BCWP (tiếng Anh là Budgeted Cost of Work Performed). Giá trị đạt được BCWP (Budget Cost for Work Performed) của công việc được tính bằng cách nhân phần trăm khối lượng công việc đã thực hiện cho tới thời điểm hiện tại với chi phí dự trù để thực hiện phần việc đó. Giá trị này gọi là chi phí dự trù để thực hiện phần việc đã được làm xét đến thời điểm cập nhật. BCWP = % Công việc đã thực hiện (thời điểm hiện tại) * BAC

Ví dụ 1:

Chí phí dự trù (BAC) để hoàn thành 1 hạng mục trong 10 ngày là 1600 USD. Hôm nay là ngày thứ 10 đã thực hiện các phần việc của hạng mục. Tuy nhiên đến lúc này mới chi phí hết 1450USD và ước lượng chỉ thực hiện được 3/4 khối lượng công việc.

BCWP = 3/4*1600 = 1200USD.

Ví dụ 2:

Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 10 ngày là 1600 USD. Hôm nay là ngày thứ 8 đã thực hiện các phần việc của hạng mục. Lúc này chi phí thực tế là 1450USD và ước lượng chỉ thực hiện được 3/4 khối lượng công việc.

BCWP = 3/4*1600 = 1200 USD. Bất kể nhà thầu làm như thế nào. Số tiền nhà thầu nhận được từ CĐT cho phần việc đã làm chỉ là BCWP.

2/ Một số ký hiệu, thuật ngữ viết tắt trong EVM

BCWS = Chi phí theo kế hoạch (Budget Cost for Work Scheduled-BCWS). BCWS được lấy bằng giá trị chi phí tích lũy đến thời điểm cập nhật theo tiến độ ban đầu. BCWP = Chi phí thu được hay giá trị đạt được cho công việc đã thực hiện (tiền nhà thầu sẽ được CĐT chi trả) (Budget Cost for Work Performed – BCWP) ACWP = Chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện (Actual Cost for Work Performed – ACWP) (tiền nhà thầu đã chi thực tế) BAC = Chi phí để hoàn thành dự án theo kế hoạch (Budged At Completion - BAC) EAC = Chi phí ước tính để hoàn thành dự án theo thực tế (Estimated At Completion - EAC) CV = Chênh lệch chi phí (Cost Variance – CV) SV = Chênh lệch tiến độ về khối lượng (Schedule Variance - SV) VAC = Chênh lệch chi phí hoàn thành dự án (Variance At Completion – VAC)

3/ Đo lường chi phí dự án

So sánh giá trị đạt được BCWP với ACWP (chi phí thực tế Actual Cost for Work Performed) để đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí (vượt chi phí, hay tiết kiệm chi phí) CV (Cost Variance) chênh lệch chi phí = sự khác nhau giữa chi phí thực hiện công việc đến thời điểm cập nhật (BCWP) và chi phí thực tế thực hiện công việc (ACWP). Nếu CV < 0 => vượt chi phí và ngược lại Ví dụ 1 (tiếp theo) => CV = BCWP - ACWP = 1200 - 1450 = -250 => Vượt chi phí

4/ Đo lường khối lượng thực hiện dự án

So sánh giá trị đạt được BCWP với BCWS (chi phí ước tính thực hiện phần việc phải được thực hiện đúng như kế hoạch đến thời điểm xét - Budget Cost For Work Schedule) để đánh giá hiệu về mặt khối lượng thực hiện (vượt khối lượng, hay chậm khối lượng)

SV (Schedule variance) = chênh lệch về mặt khối lượng công việc => SV=BCWP- BCWS. Nếu SV < 0 => chưa đạt đủ khối lượng công việc theo kế hoạch và ngược lại Ví dụ 1 (tiếp theo): BCWS = (10/10)*1600 (đã thực hiện xong ngày thứ 10), BCWP = 1200 => SV = BCWP - BCWS = 1200 - 1600= -500 => Chậm khối lượng. Ví dụ 2 (tiếp theo): BCWS = (8/10)*1600 = 1280 (đã thực hiện xong ngày thứ 8) BCWP = 1000 => SV = BCWP - BCWS = 1200 - 1280= -80 => Chậm khối lượng.

5/ Đo lường thời gian thực hiện dự án

So sánh STWP (thời gian dự trù để thực hiện phần việc đã được hoàn thành - Scheduled Time for Work Performed) và ATWP (Thời gian thực sự thực hiện phần việc đó - Actual Time for Work Performed) để đánh giá hiệu về mặt thời gian thực hiện (chậm tiến độ, hay nhan tiến độ) TV (Time Variance) = STWP- ATWP TV <0 => Chậm tiến độ và ngược lại

Ví dụ 1(tiếp theo). STWP = 3/4*10 = 7,5; ATWP = 10; TV=STWP - ATWP= -2,5 (chậm tiến độ 2,5 ngày)

Ví dụ 2 (tiếp theo) STWP = 3/4*10= 7,5; ATWP = 8; TV = STWP - ATWP = -0,5 (chậm tiến độ 0,5 ngày)

6/ Đánh giá tổng thể dự án

Chỉ số chi phí CPI (Cost Performance Index) = BCWP/ ACWSP>1 thì có lợi Chỉ số tiến độ SPI (Schedule Performance Index) = BCWP/ BCWS >1 thì có lợi Đôi khi chỉ số này thì tốt nhưng chỉ số khi thì không tốt. (VD: Dự án vượt tiến độ nhưng chi phí lại sử dụng cao hơn chi phí dự trù, hay ngược lại)

Kết hợp cả hai chỉ số CPI và SPI => chỉ số phản ánh tình trạng tổng thể của dự án gọi là chi số chi phí tiến độ (CSI) CSI= CPI*SPI CSI>1 => Tình trạng dự án là chấp nhận được CSI<1=> Dự án đang có vấn đề Ví dụ 1 (tiếp theo) như trên: Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 10 ngày là 1600 USD. Hôm nay là ngày thứ 10 đã làm công tác. Tuy nhiên đến lúc này mới chi phí hết 1450USD và ước lượng chỉ thực hiện được 3/4 khối lượng công việc. BCWP = 3/4*1600 = 1200

CV = BCWP - ACWP =1200 - 1450 = - 250

SV = BCWP - BCWS = 1200 - 1280= -80

CPI = BCWP/ACWP = 1200/1450 = 0.8276

SPI = BCWP/BCWS = 1200/1280 = 0.9375

CSI = CPI*SPI = 0.7759

KL: Đến thời điểm cập nhật, dự án đã hoàn thành được phần việc ít hơn phần việc phải làm theo kế hoạch, với chi phí cao hơn chi phí dự trù => Dự án đáng báo động, cần có những biện pháp hữu hiệu để giải quyết.

CÁC TRƯỜNG HỢP XẢY RA KHI SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP EVM

1/ Trường hợp 1: CV>0, SV>0

Tại thời điểm cập nhật dự án thì công tác hoặc dự án thực hiện với chi phí ít hơn chi phí dự trù (ACWP<BCWP) và đã hoàn tất phần việc nhiều hơn so với phần việc kế hoạch (BCWP>BCWS). Đây là trường hợp lý tưởng của các dự án mà bất kỳ người làm quản lý dự án cũng muốn hướng tới.

2/ Trường hợp 2: CV>0, SV<0

Tại thời điểm cập nhật dự án thì công tác hoặc dự án thực hiện với chi phí ít hơn chi phí dự trù (ACWP<BCWP) và đã hoàn tất phần việc ít hơn so với phần việc kế hoạch (BCWP<BCWS).

3/ Trường hợp 3: CV<0, SV<0

Tại thời điểm cập nhật dự án thì công tác hoặc dự án thực hiện với chi phí nhiều hơn chi phí dự trù (ACWP>BCWP) và đã hoàn tất phần việc ít hơn so với phần việc kế hoạch (BCWP<BCWS). Đây là trường hợp tồi tệ nhất của các dự án mà bất kỳ người làm quản lý dự án cũng không muốn nó xảy ra.

4/ Trường hợp 4: CV<0, SV>0

Tại thời điểm cập nhật dự án thì công tác hoặc dự án thực hiện với chi phí nhiều hơn chi phí dự trù (ACWP<BCWP) và đã hoàn tất phần việc nhiều hơn so với phần việc kế hoạch (BCWP>BCWS).

Có những nguyên nhân nào dẫn tới trễ tiến độ dự án?

• Ước tính thời gian thi công không đủ
• Quản lý công việc không sát
• Thiết bị hư hỏng
• Nhân lực huy động không đủ
• Thiếu vốn
• Thời tiết xấy
• Nguồn cung ứng vật tư không đảm bảo
• ......

Có những nguyên nhân nào dẫn tới vượt chi phí dự án?

• Ước tính chi phí nguồn lực quá thấp
• Chi phí nhân lực tăng
• Vượt thời gian
• Sử dụng dư thừa nhân lực
• Sử dụng dư thừa thiết bị
• Trượt giá vật liệu
• Quản lý hao phí vật tư, nhân công, máy móc không tốt
• ...

Là người làm quản lý dự án, chúng ta phải thường xuyên xem xét các vấn đề trên và phải chỉ ra được nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, để từ đó có hướng giải quyết hợp lý.

Ngoài ra, khi sử dụng EVM thì từ các thông số BAC, BCWP, ACWP chúng ta hoàn toàn có thể tính toán được chi phí ước tính cho các phần việc còn lại của dự án (ETC - Estimated Cost To Complete) bằng chi phí dự trù ban đầu (BAC) trừ đi giá trị công việc làm được tính tới thời điểm hiện tại và hiệu chỉnh bằng CPI như công thức dưới đây

ETC = (BAC - BCWP)/CPI = (BAC - BCWP)*ACWP/BCWP

Khi đó chi phí tổng cộng ước lượng để hoàn thành hạng mục công trình/ dự án (EAC - Estimated at Completion) sẽ bằng tổng chi phí thực tế (ACWP) cộng với chi phí ước tính cho các phần việc còn lại (ETC)

EAC = ETC + ACWP

Vận dụng vào ví dụ 1 của bài viết "Kiểm soát dự án bằng phương pháp EVM" ta có thể tính toán được ETC và EAC như sau:

ETC = (1600 - 1200)*1450/1200 = 483,33

EAC = 483,33 + 1450 = 1933,33

Tính toán EVM trên MICROSOFT PROJECT

Xem thêm https://www.damtaicap.net/2016/09/tinh-toan-evm-tren-microsoft-project.html

Danh mục kiểm tra tiến độ trên MS Project trước khi sử dụng EVM

EVM là một phương pháp khách quan để đo lường hiệu quả của dự án về phạm vi, thời gian và chi phí. Nếu bạn chưa quen thuộc với EVM, hãy đọc bài viết tổng quan của tôi về EVM tại đây.

EVM số liệu rất dễ tính, vì nó chỉ đòi hỏi toán học đơn giản. Theo nghiên cứu có 40 yếu tố quan trọng để thực hiện thành công EVM trong một tổ chức. Một trong những yếu tố thành công quan trọng này là nhóm quản lý dự án có thể phát triển một tiến độ kế hoạch dự án và theo dõi dựa trên kế hoạch dự án (baseline project). Kế hoạch dự án được lập trên MS Project đúng cách rất quan trọng trong việc tính toán chỉ số EVM khi sử dụng Microsoft Project. Một tiến độ dự án được xác định không tốt sẽ dẫn đến các chỉ số EVM không chính xác.

Sau đây là một danh sách kiểm tra nhanh để xác nhận một bản tiến độ dự án trên Microsoft Project của bạn đã sẵn sàng cho EVM.

• Xác nhận cấu trúc Work Breakdown Structure (WBS) đã được xác định chính xác với các gói công việc thích hợp.
• Các chỉ số giá trị gia tăng có ý nghĩa chỉ có liên quan như các nhiệm vụ mà chúng đại diện. Nếu bạn đã xây dựng một WBS không tốt, giá trị thu được của phương pháp EVM sẽ không thể giúp bạn.
• Xác nhận tài nguyên dạng Work có đơn giá làm việc thích hợp trong khung nhìn Resource sheet.
• Microsoft Project xác định ngân sách của gói công việc dựa trên mỗi mức giờ của nguồn lực được phân công. Nếu bạn không có một chi phí xác định cho mỗi tài nguyên, ngân sách của bạn sẽ là 0.
• Xác nhận tất cả các nhiệm vụ có tài nguyên được gán ở mức thấp nhất trong WBS.
• Một nhiệm vụ thiết lập ngân sách cơ bản và giá trị kế hoạch (PV) dựa trên chi phí tài nguyên được giao cho nhiệm vụ. Bằng cách đảm bảo các nguồn lực được gán cho mức thấp nhất trong mỗi gói công việc, chi phí sẽ được luân chuyển thích hợp. Xác nhận không có nguồn nào được phân bổ.
• Mặc dù chúng tôi mong muốn cung cấp 110%, một lịch trình thực tế chỉ có các nguồn lực được phân bổ 100% thời gian.
• Xác nhận tổng chi phí cho mỗi gói công việc phù hợp với giá trị hợp đồng đã ký kết của dự án.
• Microsoft Project xây dựng ngân sách theo từng giai đoạn cho mỗi nhiệm vụ và phân bổ các công việc và chi phí theo kế hoạch theo lịch dự án. Nếu dự án của bạn ký hợp đồng với 100.000$, tổng chi phí trong WBS phải phản ánh 100.000$.
• Xác nhận dự án có một đường cơ sở dự án (baseline).
• Đường cơ sở của dự án thiết lập ngân sách theo từng giai đoạn cho dự án và cho phép tính toán PV. Nếu bạn không có đường cơ sở của dự án, bạn không thể đo lường được những gì bạn đang cố gắng quản lý.
• Xác nhận các nhân viên quản lý dự án hiểu các thủ tục ghi lại thời gian bắt đầu, kết thúc, thời gian và chi phí thực tế cho lịch trình dự án.
• Khi dự án tiến triển, điều quan trọng là bất kỳ ai cập nhật lịch trình của dự án đều tuân theo quy trình nhất quán để ghi lại ngày bắt đầu và chi phí thực tế. Nếu các nhóm sử dụng các thực tiễn không nhất quán, kết quả giá trị bạn kiếm được có thể bị tắt.
• Xác nhận ngày tình trạng dự án được đặt trong Microsoft Project trước khi kiểm tra số liệu EVM.

Nếu bạn không chỉ định ngày tình trạng dự án, Microsoft Project sẽ giả định ngày hiện tại là ngày được sử dụng để tính toán các chỉ số giá trị thu được. Vì báo cáo trạng thái thường xảy ra sau tuần trước, bạn sẽ muốn đặt ngày tình trạng dự án mỗi tuần để tính số liệu chính xác.